Sebagai CIO, salah satu pekerjaan terpenting Anda adalah mengelola anggaran departemen TI. Ini berarti bahwa terlepas dari pentingnya teknologi informasi, Anda harus selalu mencari cara untuk membuat dolar IT Anda semakin terbatas. Salah satu pengeluaran terbesar Anda adalah biaya semua perangkat lunak yang saat ini digunakan perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Itu sebabnya meluangkan waktu untuk menemukan cara untuk mengurangi biaya perangkat lunak perusahaan akan selalu membayar untuk orang dengan pekerjaan CIO.
Saatnya Untuk Beberapa Manajemen Aset
Jika perusahaan Anda seperti kebanyakan perusahaan, Anda menggunakan banyak jenis perangkat lunak yang berbeda. Ini berarti Perangkat Lunak Perusahaan bahwa Anda memiliki tantangan organisasi dan pelacakan yang signifikan hanya untuk melacak apa yang harus Anda bayar. Ini harus menjadi langkah pertama Anda dalam mengendalikan biaya perangkat lunak.
Studi tentang bagaimana perusahaan menggunakan perangkat lunak mereka telah mengungkapkan bahwa hingga 30% atau bahkan lebih dari perangkat lunak yang telah mereka beli masih duduk di dalam kotak atau setengah menganggur. Apa artinya ini bagi Anda adalah bahwa ada peluang yang sangat baik bahwa Anda membayar biaya pemeliharaan untuk perangkat lunak yang bahkan tidak digunakan perusahaan.
Meluangkan waktu untuk membuat program manajemen aset yang efektif mungkin tidak semenarik penerapan strategi komputasi awan baru. Namun, manfaat dari mengambil langkah ini akan langsung terasa. Menciptakan sistem yang memungkinkan Anda untuk melacak apa yang Anda gunakan hari ini dan membantu Anda untuk tetap di atas apa perangkat lunak tambahan yang akan Anda gunakan besok adalah kunci untuk menjaga biaya pemeliharaan perangkat lunak Anda.
Kelola Vendor Perangkat Lunak Anda
Hubungan yang Anda miliki dengan vendor perangkat lunak Anda bukan hubungan satu arah. Ya, mereka membuat produk berharga yang Anda beli untuk memungkinkan perusahaan Anda menjalankan bisnisnya; namun, vendor perangkat lunak membutuhkan Anda seperti halnya Anda membutuhkannya. Ini memberi Anda peluang untuk mencari cara mengelola hubungan ini.
Apa yang ingin Anda lakukan adalah meminta vendor perangkat lunak Anda bertanggung jawab atas janji-janji yang telah mereka buat tentang apa yang akan dapat dilakukan oleh perangkat lunak mereka (dan kapan akan Perangkat Lunak Akuntansi dapat melakukannya). Perlu ada sistem penilaian dan hukuman untuk menutup saat-saat di mana janji dibuat dan tidak disimpan.
Dengan itu, ketika Anda memilih untuk menggunakan perangkat lunak dari vendor yang diberikan, Anda sebenarnya menjalin kemitraan dengan vendor tersebut. Anda membutuhkan mereka untuk berhasil dan terus mendukung perangkat lunak mereka sebanyak yang mereka butuhkan untuk mempertahankan Anda sebagai pelanggan yang membayar. Menciptakan dan memelihara hubungan ini adalah bagian penting dari menjadi CIO.
Selalu Mencari Alternatif
Untuk menjaga agar biaya perangkat lunak perusahaan Anda tetap terkendali, Anda harus selalu membuka mata terhadap alternatif. Hampir setiap produk perangkat lunak di luar sana memiliki persaingan - perusahaan lain membuat produk perangkat lunak lain yang melakukan tugas yang sama atau tidak sama. Sebagai CIO, adalah tugas Anda untuk selalu menyadari apa pilihan Anda.
Salah satu aspek terpenting dalam mencari alternatif adalah memastikan bahwa vendor perangkat lunak Anda saat ini tahu bahwa Anda sedang mencari. Tujuannya di sini adalah untuk selalu mengingatkan mereka bahwa posisi mereka sebagai salah satu vendor perangkat lunak Anda bukanlah hal yang pasti - semuanya bisa berubah. Jika mereka sadar bahwa Anda sedang mencari cara untuk mengganti mereka, maka mereka akan jauh lebih perhatian untuk mencoba membuat Anda sebagai pelanggan yang bahagia dan puas.
Pertanyaan Anda yang jauh lebih besar adalah apa yang harus dilakukan jika Anda menemukan alternatif untuk perangkat lunak yang digunakan perusahaan. Saya menyarankan agar Anda mulai melakukan uji coba dan minta satu tim menggunakan perangkat lunak dan melaporkannya kepada Anda. Kadang-kadang hal-hal yang tidak semuanya tampak - dan kadang-kadang bahkan lebih baik! Jenis uji coba ini juga akan membantu menjaga vendor perangkat lunak Anda saat ini sangat sadar bahwa mereka harus menjaga kebutuhan Anda agar tetap menjadi vendor.
Apa Semua Ini Berarti Bagi Anda
Kabar buruknya adalah bahwa anggaran TI Anda tidak akan tumbuh secepat biaya perangkat lunak Anda. Itu berarti bahwa Anda perlu duduk dan mulai mencari cara untuk memerintah dalam apa yang dihabiskan perusahaan untuk perangkat lunak. Berita baiknya adalah ada beberapa cara untuk berhasil melakukan ini.
Anda tidak dapat mengendalikan biaya perangkat lunak hingga Anda tahu berapa banyak perangkat lunak dan jenis perangkat lunak apa yang saat ini digunakan perusahaan. Meluangkan waktu untuk menyiapkan sistem manajemen aset yang efektif adalah langkah pertama bagi orang yang berada dalam posisi CIO. Biaya perangkat lunak Anda dikendalikan oleh vendor perangkat lunak Anda sehingga Anda harus mengelola hubungan itu. Pastikan mereka mengerti bahwa Anda akan meminta pertanggungjawaban mereka atas perangkat lunak yang mereka berikan kepada Anda. Akhirnya, hanya karena Anda menggunakan satu paket perangkat lunak hari ini tidak berarti Anda harus terus menggunakannya. Pastikan Anda selalu menjelajahi alternatif Anda.
Perangkat lunak adalah komponen kunci dalam membuat perusahaan Anda sukses. Ini juga merupakan pengeluaran besar yang perlu dikelola departemen TI. Sebagai CIO, tanggung jawab untuk melakukan hal ini berada di pundak Anda. Luangkan waktu untuk mengatur sistem dan proses untuk mewujudkan hal ini dan Anda akan memecahkan salah satu tantangan terbesar CIO.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar